Question 1

Qu'est ce qu'une FAQ ?

Accepted Answer

Une FAQ se traduit en français "Foire Aux Questions". Cet acronyme est dérivé de l'anglais "Frequently Asked Questions" (littéralement "questions posées fréquemment"). Une FAQ a pour but de vous aider à prendre en main rapidement une application. C'est la première section à consulter avant de recourir à une aide plus avancée.

Question 2

A quoi correspondent les statuts de devis ?

Accepted Answer

Chaque statut de devis correspond à une étape dans la vie de vos devis, et détermine ce que vous pouvez encore en faire.

Brouillon Votre devis est en cours de préparation : vous pouvez le modifier librement, et il n'a pas encore de numéro. Comme le client ne l'a pas reçu, il ne peut être ni accepté, ni refusé, ni converti en facture, et aucune facture d'acompte ne peut être émise à partir de lui. C'est en revanche le seul état dans lequel un devis peut être supprimé.

Envoyé Votre devis a été envoyé au client, par courrier électronique ou par courrier postal. C'est l'envoi qui lui attribue son numéro définitif, lequel ne changera plus. Vous pouvez toujours le modifier — un devis n'est pas une facture, et une offre se discute : le PDF est simplement regénéré. C'est aussi maintenant que le client peut l'accepter ou le refuser. Tant qu'il n'a pas accepté, en revanche, rien ne se facture : ni la conversion en facture, ni la facture d'acompte.

Accepté Le client a donné son accord. Le devis n'est plus modifiable : ce qui a été accepté doit rester ce que le client a sous les yeux. Il ne vous reste qu'à le convertir en facture, ou à en tirer une facture d'acompte. S'il revient sur sa décision, vous pouvez encore le refuser.

Refusé Le client a décliné votre proposition, et vous pouvez noter la raison du refus au moment de l'enregistrer — elle s'affiche ensuite sur le devis. Un devis refusé est clos : il ne peut plus être modifié, ni accepté, ni facturé, ni supprimé. Il reste consultable et vous pouvez toujours l'envoyer ou le dupliquer : une nouvelle proposition est un nouveau devis.

Converti Votre devis a donné lieu à une facture. Il ne peut plus être converti une seconde fois — ce serait facturer deux fois le même travail — ni modifié, ni accepté, ni refusé, et il n'est plus possible d'en tirer une facture d'acompte : le travail est déjà facturé en totalité.

Question 3

A quoi correspondent les statuts de facture ?

Accepted Answer

Chaque statut de facture correspond à une étape dans la vie de vos factures.

Brouillon Votre facture est en cours de préparation : vous pouvez la modifier librement, et elle n'a pas encore de numéro.

Envoyée Votre facture est émise et partie chez votre client : elle a reçu son numéro définitif, son contenu ne peut plus être modifié et la TVA devient exigible. C'est l'envoi, par courrier électronique ou par courrier postal, qui la fait entrer dans cet état. Il n'est pas possible de revenir en arrière : pour corriger une facture émise, établissez un avoir. Ce statut se termine soit lorsqu'elle a été réglée en totalité (elle passe archivée), soit si la date d'échéance est dépassée (elle passe en retard).

En retard Votre facture n'a pas été réglée, ou pas en totalité, alors que la date d'échéance est passée.

Archivée Votre facture a été réglée en totalité.

À noter : les colonnes « À encaisser » de vos listes n'indiquent pas un statut mais une somme — ce qu'il vous reste à percevoir.

Question 4

Qu'est ce qu'une facture ?

Accepted Answer

Nous vous invitons à consulter l'article sur wikipedia afin d'en savoir plus sur les factures.

Question 5

Comment se déplacer dans un formulaire web avec un clavier ?

Accepted Answer

Si vous souhaitez vous déplacer efficacement dans un formulaire web avec un clavier, vous devez utiliser la touche [TAB] pour passer du champ de saisie actif au champ de saisie suivant. Maintenir enfoncées les touches [SHIFT] et [TAB] vous permet de vous déplacer au contrôle de saisie précédent.

Veuillez noter que si vous appuyez sur la touche [ENTREE] alors que vous vous trouvez sur un champ de saisie, les données déjà renseignées dans le formulaire seront enregistrées (dans la plupart des cas).

Question 6

Comment s'assurer de la validité d'un numéro de TVA intracommunautaire ?

Accepted Answer

Vous pouvez vous rendre sur le site de la communauté européenne qui valide ces numéros.

Question 7

Comment créer un avoir sur facture ?

Accepted Answer

Pour créer un avoir il vous suffit de créer une facture dans laquelle vous allez saisir des quantités négatives avec des montants positifs.

Une fois ceci fait vous verrez que votre facture comportera un montant négatif.

Si vous souhaitez que la facture soit vue comme avoir par le client vous pouvez modifier la fonction dans vos paramètres et cocher la case 'Remplacer le terme "FACTURE" par "AVOIR" si le montant de la facture est négatif'.

Question 8

Que sont les débours ?

Accepted Answer

Un débours est une somme que vous avancez au nom et pour le compte de votre client : vous réglez une dépense à sa place — une taxe, un droit d'enregistrement, une fourniture, du matériel, une prestation d'un tiers — puis vous lui en demandez le remboursement à l'euro près sur votre facture.

L'intérêt est double : le montant n'entre pas dans votre chiffre d'affaires et il n'est pas soumis à la TVA lorsque celle-ci est applicable. Vous n'êtes qu'un intermédiaire qui a fait l'avance de trésorerie ; l'achat, lui, est celui de votre client.

Les conditions à respecter

L'article 267-II-2° du code général des impôts pose des conditions cumulatives : il suffit qu'une seule manque pour que la somme cesse d'être un débours.

Un mandat préalable et explicite. Votre client doit vous avoir demandé d'engager la dépense en son nom. Un mandat écrit — une clause du devis, du contrat ou des conditions générales — est ce qui se prouve le plus facilement en cas de contrôle.
Une facture établie au nom du client. La facture du fournisseur doit porter le nom de votre client, pas le vôtre, et vous devez la lui remettre.
Un remboursement à l'euro près. Le montant refacturé est exactement celui payé : pas de marge, pas de frais de dossier, pas d'arrondi. Si vous prenez une commission pour ce service, elle se facture à part, comme une prestation ordinaire soumise à la TVA.
Une reddition de compte. Vous rendez compte exactement de la dépense à votre client et vous en conservez les justificatifs, qui doivent pouvoir être présentés à l'administration.
Un enregistrement en compte de tiers. Ces sommes transitent par un compte de passage (compte de tiers), jamais par un compte de produits.

Ce que cela change pour vous

Le montant ne compte pas dans votre chiffre d'affaires, donc pas davantage dans les seuils de la franchise en base de TVA ni dans ceux du régime micro-entreprise.
Aucune TVA n'est facturée dessus, même si vous êtes assujetti.
En contrepartie, la TVA payée au fournisseur ne vous est pas déductible : c'est votre client qui la récupère, sur la facture établie à son nom.

À ne pas confondre avec les frais accessoires

Une dépense que vous engagez en votre propre nom pour les besoins de votre prestation — un déplacement, un péage, un hébergement, une fourniture achetée à votre nom — n'est pas un débours mais un frais accessoire. Elle fait partie de votre chiffre d'affaires et suit le taux de TVA de la prestation à laquelle elle se rattache, même si vous la refacturez au centime près. C'est aussi ce qui arrive à un débours auquel il manque une des conditions ci-dessus : il est requalifié en frais accessoire, réintégré au chiffre d'affaires et soumis à la TVA.

Comment le saisir dans iFacture

Sur une facture ou un devis, le bouton Ajouter une ligne propose Ajouter un débours. La ligne ne demande qu'un libellé et un montant : ni quantité, ni type, ni TVA, puisqu'elle n'en porte pas. Le montant s'ajoute au total à payer sans entrer dans le total hors taxes ni dans la TVA, et apparaît sur une ligne Débours distincte dans le cadre des totaux.

Question 9

Comment faire une facture d'acompte ?

Accepted Answer

Un acompte est une somme versée par votre client avant la livraison ou la fin des travaux. Il ne se note pas comme un règlement : il donne lieu à une facture d'acompte, un document à part entière, que vous déduisez ensuite de la facture de solde.

Pourquoi une facture, et pas un simple règlement

Depuis le 1^er janvier 2023, encaisser un acompte rend la TVA exigible immédiatement, pour les prestations de services comme pour les livraisons de biens. Votre client a donc besoin d'un document pour déduire cette TVA de son côté, et vous devez la déclarer sur la période de l'encaissement. Un règlement enregistré sur une facture qui n'existe pas encore ne fait ni l'un ni l'autre.

Émettre la facture d'acompte

Ouvrez le devis (ou la facture) sur lequel l'acompte est pris.
Dans le menu d'actions, choisissez Émettre une facture d'acompte.
Indiquez soit un pourcentage — 30 % à la commande est l'usage le plus courant —, soit un montant hors taxes si l'acompte a été négocié à un montant rond.
Validez : la facture d'acompte est créée en brouillon, avec une ligne par taux de TVA du document, et la référence au devis ou à la facture d'origine.

C'est une facture ordinaire, dans la même numérotation que vos autres factures : elle prend son numéro à l'envoi, s'envoie et se règle comme les autres. Son titre indique FACTURE D'ACOMPTE, pour que votre client la distingue au premier coup d'œil.

Déduire l'acompte de la facture de solde

Sur la facture qui solde le chantier, saisissez les lignes pour la totalité des travaux, puis ouvrez le cadre Acomptes déduits et cochez la ou les factures d'acompte déjà émises à ce client. iFacture retranche le montant hors taxes et la TVA correspondante, et fait figurer le numéro et la date de chaque facture d'acompte dans le cadre des totaux : c'est cette référence que l'administration attend.

Le cadre des totaux se lit alors ainsi :

Sous-total HT : la totalité des travaux ;
Acompte F-2026-014 du 12/01/2026 : ce qui a déjà été facturé, en moins ;
Total HT : ce qui reste à taxer ;
TVA : calculée sur ce reste, la TVA de l'acompte ayant déjà été collectée ;
Total TTC, puis le montant à payer.

Ne pas confondre avec une aide ou un règlement

Trois choses se ressemblent sur un document et ne se traitent pas du tout de la même façon :

un règlement encaisse une facture déjà émise : il ne change ni le total ni la TVA ;
une aide — prime CEE, MaPrimeRénov' — est hors TVA et se retranche après le total TTC : la base taxable reste entière ;
un acompte porte de la TVA et se retranche avant le total TTC, TVA comprise, parce que cette TVA a déjà été collectée.

Déduire un acompte comme une aide ferait payer sa TVA une deuxième fois. Une même facture peut parfaitement porter les deux : un acompte versé par votre client et une prime déduite par un organisme.

Bon à savoir

Une facture d'acompte ne peut être déduite que d'une seule facture, et seulement d'une facture du même client.
Un acompte peut couvrir jusqu'à la totalité du document : la facture de solde vaut alors zéro, et garde son intérêt — c'est elle qui porte la référence à l'acompte.
Une facture déduisant un acompte ne peut pas encore être transmise par la plateforme agréée : sa représentation dans la norme de facturation électronique reste à valider. Envoyez-la par courrier électronique ou postal.

Foire aux questions